home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / c26.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  7.0 KB  |  213 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                               FIRMR BULLETIN C-26
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Vendor complaints and agency protests
  11.  
  12. 1.  Purpose.  This bulletin provides suggestions and guidance on how agencies may
  13. improve their procedures for reducing and resolving vendor complaints and agency
  14. protests of FIP resources contracting actions.
  15.  
  16. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a continuing nature
  17. and will remain in effect until canceled.
  18.  
  19. 3.  Contents.
  20.  
  21.     Topic                                              Paragraph
  22.  
  23. Information and assistance................................4
  24. Discussion................................................5
  25. Reducing vendor complaints and agency protests............6
  26. Processing vendor complaints and agency protests..........7
  27. Cancellation..............................................8
  28.  
  29. 4.  Information and assistance.
  30.  
  31.     General Services Administration
  32.     Acquisition Evaluation
  33.       and Analysis Branch (KMAD)
  34.     18th and F Streets, NW
  35.     Washington, DC  20405
  36.  
  37.     Telephone:  (202) 501-4305 or FTS 241-4305
  38.  
  39. 5.  Discussion.  This bulletin was developed as a result of
  40. reviewing protests filed at the General Services Administration
  41. Board of Contract Appeals (GSBCA); holding discussions with agency
  42. and industry representatives; reviewing comments received from
  43. Federal agencies in response to a GSA letter; reviews of existing
  44. practices that are successful in various agencies; and reviews of
  45. acquisition issues that have been the basis for many GSBCA
  46. protests.  GSA found through its reviews that agency procurement
  47. decisions that are well thought out and documented are more likely
  48. to be upheld.
  49.  
  50.  
  51. TC 90-1
  52.  
  53.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  54.                          APPENDIX B
  55. FIRMR Bulletin C-26
  56.  
  57.  
  58. This bulletin to provides suggested guidelines for reducing and
  59. resolving complaints and agency protests resulting from FIP
  60. resources contracting actions.  The information in this bulletin is
  61. guidance and may be used in conjunction with Federal Acquisition
  62. Regulation (FAR) subpart 33-1 as it pertains to agency level
  63. protests.
  64.  
  65. 6.  Reducing vendor complaints and agency protests.
  66.  
  67.     a.  Agencies should establish and periodically review their
  68. formal procedures for processing and resolving vendor complaints
  69. and agency level protests.  The objectives of the procedures should
  70. be to:
  71.  
  72.         (1)  Build confidence in the agency's acquisition system.
  73.  
  74.         (2)  Provide both the agency and the vendor maximum
  75. information regarding their respective positions.
  76.  
  77.         (3)  Reduce the need to file protests at the GSBCA or the
  78. General Accounting Office (GAO).
  79.  
  80.     b.  Agency procedures should ensure compliance with acquisition
  81. regulations.  Practices to be considered include:
  82.  
  83.         (1)  Allowing sufficient time for acquisition planning to
  84. permit maximum practicable participation by industry.
  85.  
  86.         (2)  Providing for review of acquisition plans,
  87. specifications, and solicitations by agency technical, contracting,
  88. and legal staffs prior to issuance and throughout the acquisition
  89. process.  The reviews should:
  90.  
  91.              (i)  Verify that requirements analyses, conversion
  92. studies, market surveys, analyses of alternatives, internal and
  93. external delegations of procurement authority, and other
  94. documentation are sufficient.
  95.  
  96.              (ii)  Validate technical, management and workload
  97. requirements; verify that technical and workload requirements and
  98. evaluation criteria are consistent; and that requirements that may
  99. limit competition are justified.
  100.  
  101.              (iii)  Consider the use of options for requirements
  102. that may not be generally available from industry.
  103.  
  104.              (iv)  Verify that the evaluation process and contract
  105. file, including reviews of complaints and protests, are documented.
  106.  
  107.                               2
  108.                                               FIRMR Bulletin C-26
  109.  
  110.  
  111.              (v)  Include a review before award to determine if
  112. there are complaints/issues that have protest potential.
  113.  
  114.         (3)  Creating a contracting environment that encourages
  115. vendors to resolve complaints and protests at the agency level by:
  116.  
  117.              (i)  Sending draft specifications or solicitations to
  118. industry for comment.
  119.  
  120.              (ii)  Providing a contracting schedule that allows
  121. time for answering vendor questions and amending solicitations and
  122. allows vendors adequate time to respond.
  123.  
  124.              (iii)  Giving consideration to complaints and protests
  125. to determine if they have merit.  Taking corrective action as
  126. necessary.
  127.  
  128.              (iv)  Conducting meaningful negotiations.
  129.  
  130.              (v)  Treating all vendors equally.
  131.  
  132.              (vi)  Permitting communications between agency
  133. officials and vendors by allowing vendors an opportunity to explain
  134. complaint and protest issues and agency officials an opportunity to
  135. explain their positions.
  136.  
  137.              (vii)  Releasing maximum information allowable under
  138. law during vendor debriefings.
  139.  
  140.              (viii)  Providing timely and informative notice to
  141. vendors eliminated from the competitive range.
  142.  
  143. 7.  Processing vendor complaints and agency protests:
  144.  
  145.     a.  Resolve complaints and protests at the lowest possible
  146. organizational level, regardless of the level at which the
  147. complaints or protests are initially filed.
  148.  
  149.     b.  Review and answer protests as soon as possible, usually
  150. within twenty to thirty workdays.
  151.  
  152.     c.  Stay the award of a contract in those circumstances
  153. specified in the acquisition regulations.
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.                               3
  160. FIRMR Bulletin C-26
  161.  
  162.  
  163.     d.  Before a protest is denied, the protest issues and decision
  164. should be reviewed by an official above the contracting officer. 
  165. Among the alternatives that agencies may consider for conducting a
  166. review above the contracting officer are an agency review panel;
  167. referral to a reviewer outside the contracting activity; or review
  168. by a solicitation ombudsman.  The reviewer should:
  169.  
  170.         (1)  Have access to technical and contracting expertise to
  171. review protest issues.
  172.  
  173.         (2)  Have authority to make (or obtain approval for)
  174. changes in the contract action, if it is found that corrective
  175. action is appropriate.
  176.  
  177.         (3)  Coordinate protest issues with agency counsel.
  178.  
  179. 8.  Cancellation.  FIRMR Bulletin 71 is canceled.
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186. Thomas J. Buckholtz
  187. Commissioner
  188. Information Resources
  189. Management Service
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.                               4 
  213.